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Dec 04, 2023

Wie Restaurantbetreiber ihr Kassensystem nahtlos in die Gehaltsabrechnung und andere HR-Apps integrieren

Die effektive Verwaltung der Belegschaft und der HR-Arbeitsabläufe in Ihrem Restaurant kann sich oft so anfühlen, als ob man in der Hochsaison des Abendessens der einsame Koch in einer geschäftigen Restaurantküche wäre. Planung und Vergütung von Arbeitnehmern

Die effektive Verwaltung der Belegschaft und der HR-Arbeitsabläufe in Ihrem Restaurant kann sich oft so anfühlen, als ob man in der Hochsaison des Abendessens der einsame Koch in einer geschäftigen Restaurantküche wäre. Die Planung und Vergütung von Mitarbeitern bei gleichzeitiger manueller Eingabe von Mitarbeiterdaten von einer App oder einem System in ein anderes ist zeitaufwändig, fehleranfällig und frustrierend.

Die Integration Ihres Point-of-Sale-Systems (POS) zur nahtlosen Synchronisierung mit der Gehaltsabrechnung und Ihren anderen HR-Apps ist wie eine gut geführte Profiküche, in der Köche und Kellner perfekt zusammenwirken, um täglich Hunderten von zufriedenen Gästen erstklassige Mahlzeiten zuzubereiten. Die POS-Integration ist das Geheimnis für dauerhaften Restauranterfolg.

Die POS-Integration ist der wesentliche Bestandteil, bei dem Mitarbeiterdaten (z. B. neue Mitarbeiter und ihre geleisteten Arbeitsstunden, verdiente Trinkgelder, Terminplanung und Anwesenheitsübersichten) automatisch mit Ihrem bevorzugten Gehaltsabrechnungs- oder Kern-HR-System geteilt werden. Die Systemintegration rationalisiert HR-Prozesse, die ein Restaurant aufrechterhalten und den Erfolg fördern. Gehaltsabrechnung, Trinkgeldverteilung, Neueinstellungen, Aktualisierungen des Mitarbeiterstatus und Planungsdaten werden zwischen Ihrem POS-System und Ihren HR-Apps automatisiert. Durch die POS-Integration läuft alles so reibungslos wie an der Küchenlinie eines Fünf-Sterne-Restaurants.

Obwohl die meisten POS-Systeme heutzutage digital innovativ sind, müssen sie dennoch Daten mit anderen Apps im HR-Ökosystem eines Restaurants teilen. Wenn die zentralen HR-, POS- und Gehaltsabrechnungs-Apps eines Unternehmens nicht effizient und genau kommunizieren, kann es zu Verzögerungen und Fehlern kommen. Das Ergebnis? Gestresste Manager und unzufriedene Arbeiter mit knappen Gehältern. Ganz gleich, ob es sich um ein Full-Service-, Fast-Casual- oder Quick-Service-Restaurant handelt – auf die Integration eines Kassensystems zu verzichten, ist schlecht fürs Geschäft!

Insbesondere Restaurants stehen vor ständigen Herausforderungen bei der Rekrutierung und Personalfluktuation. Die Restaurantbranche weist eine hohe jährliche Fluktuationsrate auf, wobei die Daten eine durchschnittliche Abwanderungsrate von rund 62 % zeigen. Darüber hinaus zeigt eine im Jahr 2022 durchgeführte Umfrage, dass die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit eines Restaurantmitarbeiters von August 2021 bis August 2022 nur 110 Tage betrug. Das bedeutet, dass Restaurantmanager im Laufe eines Jahres drei verschiedene Personen für dieselbe Position einstellen und ausbilden. Durch die Integration des POS-Systems in wichtige HR-Apps werden Rekrutierungs-, Onboarding- und Gehaltsabrechnungsprozesse erheblich optimiert. Ein reibungsloser Betrieb kann auch die Mitarbeiterbindung verbessern.

Bei Flexspring helfen wir Restaurants dabei, den Austausch von POS- und HR-Daten zu automatisieren, um Zeit und Geld zu sparen. Die fünf beliebtesten POS-Datenintegrationen, die von Restaurants nachgefragt werden, sind:

Wie funktionieren diese Datenflüsse? Wie ein gut organisiertes Warte- und Küchenpersonal überbrückt die Systemintegration die Lücke und stellt eine nahtlose Verbindung her. Die Integration neuer Mitarbeiter und Mitarbeiteraktualisierungen aus einem zentralen HR- oder Gehaltsabrechnungssystem in ein POS gewährleistet genaue und aktuelle Mitarbeiterdatensätze und macht manuelle Daten überflüssig -Eintrag Plackerei und Fehler. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in einer zentralen HR- oder Gehaltsabrechnungs-App einstellen, synchronisiert Ihr POS-System die neuen Einstellungsdaten. Durch die Integration wird die Mitarbeiterdatenverwaltung optimiert, sodass Ihr Mitarbeiter sofort auf den Boden oder in die Küche gehen kann, was den Managern wertvolle Zeit spart.

Durch die Integration von Zeit- und Anwesenheitsübersichten von einem POS in ein zentrales HR- oder Gehaltsabrechnungssystem wird sichergestellt, dass die in Ihren POS eingegebenen Zeitkartendaten automatisch mit Ihrer zentralen HR- oder Gehaltsabrechnungs-App geteilt werden. Die Systemintegration ermöglicht den freihändigen, automatisierten Import stündlicher Zusammenfassungen für jeden Mitarbeiter. Benutzerdefinierte Integrationen unterstützen sogar unterschiedliche Tarife je nach Rolle und Schlagzeit. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der morgens als Kellner und abends als Barkeeper arbeitet, unterschiedlich bezahlt werden.

Die manuelle Übertragung der Trinkgelddaten der Mitarbeiter vom POS in eine Gehaltsabrechnungs-App ist ineffizient und fehleranfällig. Auch manuelle Überweisungen sind völlig veraltet und können Arbeitgeber übermäßigen Risiken aussetzen. Mitarbeiter verdienen es, pünktlich bezahlt zu werden und ihre Trinkgelder korrekt zu verteilen. Durch die Integration von Trinkgeldern und Provisionen von einem POS in ein zentrales HR- oder Gehaltsabrechnungssystem werden automatisch wöchentliche, zweiwöchentliche oder tägliche Trinkgelder übertragen, sodass Mitarbeiter genau bezahlt werden und Manager sich auf Aufgaben konzentrieren können, die das Kundenerlebnis verbessern.

Weitere Einzelheiten zu diesen und anderen zeitsparenden Anwendungsfällen für die POS-Integration finden Sie bei Flexspring und im kostenlosen Whitepaper „POS-Systemintegration für Restaurants“ von Flexspring.

Effizientes Zeitmanagement: Die Integration von Kassensystemen ist Ihr klarer Weg zu Effizienz und Zeiteinsparungen durch die Automatisierung von Dateneingabeprozessen und die nahezu vollständige Eliminierung menschlicher Fehler. Die Integration berücksichtigt auch benutzerdefinierte Situationen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

„Einzigartig für unsere Restaurantkette ist unser Kreditaufnahmeprozess. Sollte es an einem Standort zu Personalengpässen kommen, können wir Mitarbeiter von umliegenden Standorten ausleihen. Wir mussten diese benutzerdefinierte temporäre Punch-In/Punch-Out-Übertragung für eine ordnungsgemäße Kostenzuordnung in ADP abwickeln. Das Flexspring-Team hat eine benutzerdefinierte Integration in unseren Anwendungsfall für Zeiterfassung erstellt, die unser Problem gelöst hat. Die Datenintegration funktioniert reibungslos.“ – IT-Direktor, amerikanische Restaurantkette mit über 500 Standorten

Zuverlässige, fehlerfreie Daten: HR-Teams erhalten einen Vertrauensschub, da sie wissen, dass durch die POS-Integration manuelle Fehler bei der doppelten Dateneingabe der Vergangenheit angehören. Durch die Integration können sich Personal- und Gehaltsabrechnungsexperten auf genaue und aktuelle Gehaltsabrechnungsdaten verlassen, damit die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und gleichzeitig manuelle Datenfehler vermieden werden.

Erstklassige Datenanalyse: Durch die mühelose Zusammenführung von Daten aus mehreren Quellen erhalten HR- und Gehaltsabrechnungsteams die erforderlichen Erkenntnisse, um Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Betrachten Sie Integration als die geheime Zutat, die den Geschmack Ihrer Daten verbessert und Ihren Workflow in ein fein gewürztes Meisterwerk verwandelt, das für Wachstum und Erfolg sorgt.

Beispiellose Sicherheit: Mit der POS-Systemintegration werden vertrauliche Informationen nur in den Händen autorisierter Benutzer sicher geschützt. Die Systemintegration bringt Komfort und Datenschutz perfekt in Einklang, rationalisiert Ihre Abläufe und schützt gleichzeitig Ihre HR-Systeme vor Betrug und Datenschutzverletzungen.

„Vor der Datenintegration könnte ein betrügerischer Manager in das System eindringen und einen Mitarbeiter erstellen, der nicht existiert: einen Geistermitarbeiter“, sagte Rob Pham, Vizepräsident für Informationstechnologie, Wen JAI Restaurant Group (ein erfolgreicher Wendy's-Franchisenehmer mit über 200 Mitarbeitern). Standorte). „Sie würden einen gefälschten neuen Mitarbeiter erstellen und die direkte Einzahlung auf ihr Bankkonto überweisen. Wenn ein Manager nun mit der Integration einen gefälschten neuen Mitarbeiter über Aloha POS erstellt, stimmt die über ADP generierte Mitarbeiter-ID nicht mit der in Aloha erstellten Mitarbeiter-ID überein. Die Integration hat uns durch die Erhöhung der Sicherheit enorm geholfen.“

Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Erfahrene HR-Profis zeichnen sich dadurch aus, dass sie strategische Projekte vorantreiben, die ihr Unternehmen voranbringen, anstatt durch monotone manuelle Dateneingabeaufgaben behindert zu werden. Durch den Verzicht auf mühsame Dateneingaben können HR-Teams ein lohnendes und angenehmes Arbeitsumfeld schaffen. Am wichtigsten ist, dass die Mitarbeiter im Front-of-House- und Back-of-House-Bereich eine genaue und pünktliche Bezahlung zu schätzen wissen. Sie arbeiten hart für ihr Geld!

Stellen Sie sich die POS-Integration wie ein etabliertes Restaurant vor, in dem in der Küche Zeit gespart wird, Daten nahtlos weitergeleitet werden, geschätzte alte Rezepte sicher geheim bleiben und das gesamte Personal seine Arbeit liebt. So wie jedes erfolgreiche Restaurant auf eine effektive Kommunikation zwischen der Rezeption und der Küche angewiesen ist, stellt die POS-Systemintegration sicher, dass die digitale Infrastruktur des Restaurants effizient arbeitet und genaue Informationen den gesamten Betrieb nähren und aufrechterhalten. Guten Appetit!

Yan Courtois ist CEO von Flexspring, dem Experten für HR-Datenintegration. Flexspring bietet verwaltete POS-Integrationsdienste für Restaurants, Einzelhandel, Service und Gastgewerbe sowie Personalabteilungen in einem breiten Spektrum von Branchen. Yan verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Implementierung, Integration und Optimierung von HR-Systemen und -Prozessen für einige der größten Unternehmen der Welt. Mit Flexspring leitet Yan ein Expertenteam, das eine Datenintegration der nächsten Generation für HR-Apps bereitstellt, die schnell, einfach und kostengünstig ist. Yan hat Flexspring zum Experten für HR-Datenintegration für führende Software-Apps gemacht, darunter ADP, BambooHR, Greenhouse, NetSuite, Oracle, Paychex, Paylocity, Salesforce und mehr.

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